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OCTAGON入社手続きマニュアル

概要

OCTAGONの新規アルバイト入社時に行う手続きマニュアルです。Airtableで従業員情報を確認し、freeeサインで契約書を送付します。

🔗 Airtable: 入社連絡ベース

💬 従業員紐付け確認先: #octagon_入社連絡

手順

1️⃣ Airtableで入社連絡ベースを開く Airtableの「入社連絡」ベースを開き、左サイドバーから「1.店舗紐付け」ビューを選択します。

※ 従業員情報が見つからない場合は、Slackの #octagon_入社連絡 チャンネルで確認してください。

2️⃣ 店舗と時給を確認・転記 対象従業員の行を見つけ、以下の情報を確認・転記します：

  • 「店舗」列に勤務店舗を入力

  • 「最新時給」列に時給を入力

⚠️ 時給が最低賃金を下回っていないか必ず確認してください。

3️⃣ 契約書送付ビューに移動 左サイドバーから「3.契約書送付」ビューをクリックして移動します。

このビューで契約書送付の対象者を確認できます。

4️⃣ freeeサインにログイン 1Passwordなどのパスワード管理ツールから「freeeサイン」のログイン情報を取得し、ログインします。

🔗 freeeサイン: https://ninja-sign.com

5️⃣ 「文書を作成」をクリック freeeサインの左サイドバーから「文書を作成」ボタンをクリックします。

6️⃣ 「テンプレートから作成」を選択 作成方法の選択画面で「テンプレートから作成」の「選択」ボタンをクリックします。

7️⃣ OCTAGONアルバイト契約書の「クイック作成」をクリック テンプレート一覧から「OCTAGONアルバイト契約書」を探し、右側の「クイック作成」ボタンをクリックします。

8️⃣ 保存先フォルダを選択 フォルダ選択ダイアログが表示されるので、適切なフォルダを選択します。

💡 基本的には「蓮蔵」フォルダを選択すればOKです。

9️⃣ 契約書に時給を入力 契約書の入力画面が表示されます。「金額テキスト」フィールドに時給を入力します。

例：1122（円単位で入力）

⚠️ 必須項目なので必ず入力してください。入力後、契約書を送信します。

🔟 Airtableで「送付済み」にチェック freeeサインで契約書を送信したら、Airtableに戻り「3.契約書送付」ビューで対象者の「送付済」にチェックを入れます。

これで入社手続きは完了です！ ✅

備考

  • 時給は最低賃金以上であることを必ず確認してください

  • 従業員情報が見つからない場合は、Slackの #octagon_入社連絡 チャンネルで確認

  • フォルダ選択は基本的に「蓮蔵」でOK

KoTアカウント作成手順

📋 Airtable「5.アカウント作成」ビューで従業員情報を確認 従業員番号、氏名、メールアドレス、入社日、店舗を確認します。例: 001-2-0086 谷之木裕太

🔐 1PasswordでKoTログイン情報を取得 1Passwordで「KING OF TIME_OCTAGON」を検索し、「開いて入力」でログインします。

👤 KoTで新規従業員登録（基本情報） 「従業員設定」→「新規登録」から以下を入力:

・従業員コード（必須）: Airtableの従業員番号 ・姓・名（必須）: 氏名 ・姓・名（フリガナ）: カタカナ ・メールアドレス: Airtableのメール

🏢 雇用情報を入力して登録 ・所属（必須）: 店舗名を選択（例: 001_蓮蔵_烏丸店） ・雇用区分（必須）: 「2000 パート・アルバイト」を選択 ・入社日: Airtableの入社日

入力後「登録」ボタンをクリック ※パスワード未設定の場合、従業員コードがパスワードになります

✉️ タイムレコーダーURLを送信 1. 「従業員設定」画面で「メールアドレス検証」→「未検証」にチェック 2. 「表示」ボタンをクリック 3. 対象従業員の「その他」メニュー（≡）をクリック 4. 「タイムレコーダーURL送信」を選択

→ 従業員のメールアドレスにタイムレコーダーURLが送信されます

✅ Airtableでチェック完了 KoTアカウント作成が完了したら、Airtableの「5.アカウント作成」ビューでチェックを入れます。

Oplus登録手順

🔐 1PasswordでOplusログイン情報を取得 1Passwordで「Opluswork_octagon」を検索し、「開いて入力」でログインします。 ユーザー名: business@octagon-inc.jp

👥 スタッフ管理画面を開く 1. 左メニューの「スタッフ管理」をクリック 2. 拠点を選択（例: 京の焼肉処 蓮庵 烏丸店） 3. 右上の「追加」ボタンをクリック

📝 スタッフ情報を入力 ・名前: 姓と名を入力（例: 谷之木 裕太） ・ふりがな: カタカナで入力（例: タニノキ ユウタ） ・Email: Airtableのメールアドレス ・電話番号: 必要に応じて入力

入力後、登録ボタンをクリック

⚠️ 確認ダイアログで「確認」をクリック ※登録すると、スタッフのメールアドレス宛にOplusからログインURL発行メールが自動送信されます。 事前にスタッフへ周知しておくと混乱を避けられます。

🏢 企業情報（社員番号・時給）を入力 登録したスタッフの詳細画面で: ・社員番号: Airtableの従業員番号（例: 001-2-0086） ・時給: Airtableの時給（例: 1122）

入力後「変更」ボタンをクリック ※同一の番号を複数の方に登録しないこと

🔄 KoTと同期 1. 右上の「KoT」ボタンをクリック 2. ダイアログで「同期とインポート」を選択 3. 「確定」ボタンをクリック

→ OplusとKING OF TIMEのデータが同期されます

✅ Airtableでチェック完了 Oplus登録が完了したら、Airtableの該当ビューでチェックを入れます。

MoneyForward クラウド給与 登録手順

🔐 MoneyForwardにログイン https://payroll.moneyforward.com/employees にアクセスし、ログインします。 右上で「株式会社Octagon」が選択されていることを確認してください。

➕ 従業員の追加 1. 左メニューの「従業員情報」をクリック 2. 右側の「従業員の追加/更新」ボタンをクリック 3. ドロップダウンから「1名追加」を選択

📝 基本情報を入力 以下の情報を入力します： • 氏名（姓・名） • 従業員番号（例：001-2-0086）※Airtableと同じ番号 • 性別 • 入社年月日 • 契約種別（アルバイト） • 所属事業所（例：001_蓮蔵_烏丸店） • 締め日グループ（通常）

入力後「保存」ボタンをクリックします。

🔍 追加した従業員を検索 1. 従業員一覧で「従業員番号」欄に番号を入力 2. 「検索」ボタンをクリック 3. 検索結果から対象の従業員をクリックして詳細画面を開く

👤 一般情報を入力 「一般情報」タブで以下を入力： • 氏名（フリガナ） • 生年月日 • 電話番号 • 住所情報（郵便番号、都道府県、市区町村、番地）

💼 業務情報を設定 「業務情報」タブで以下を設定： • 給与区分：時給制（アルバイトの場合） • 締め日グループ • 所属事業所 • 1日の所定労働時間（必要に応じて）

💰 給与情報を設定 「給与情報」タブで以下を設定：

【時給設定】 • 時給1：金額を入力（例：1,122円） • 「更新する」をクリック

【通勤手当設定】 • 使用勤怠項目：「所定労働日数(当月)」を選択 • 通勤経路：通勤手段・出発駅・到着駅を入力 • 支給条件：「出勤日数に応じて支給」を選択

🏦 口座情報を登録 「支払情報」タブで振込先口座を登録： • 口座名（例：ゆうちょ銀行） • 金融機関名 • 支店名 • 口座名義人（漢字・フリガナ） • 口座番号

入力後「更新する」をクリックして保存します。

✅ Airtableでチェック MoneyForwardへの登録が完了したら、Airtableの該当従業員レコードの「MFアカウント」列にチェックを入れます。

✅ Asanaへチェック出す kot, oplusはアカウント追加されてることのスクショと、MoneyforwardのURL

LINE公式で連絡

📱 LINE公式アカウントにログイン 下記のログイン情報でLINE公式アカウントにアクセスします。

URL: https://account.line.biz/login

✏️ 該当者の表示名を変更 チャット一覧から該当者を見つけ、表示名をLINEのニックネームから本名に変更します。

  1. 該当者のチャットを開く

  2. 名前をクリックして「表示名を変更」を選択

  3. 本名を入力して「保存」をクリック

💬 定型文を送信 「情報登録お礼・アカウント発行連絡」の定型文を送信します。

  1. メッセージ入力欄の「＋」ボタンをクリック

  2. 「定型文」タブから「情報登録お礼・アカウント発行連絡」を選択

  3. 「選択」ボタンをクリックして送信