新入社員の入社処理¶
流れ
Asanaタスクを元に入退社の処理を行う。
大きな流れとしては以下の通り
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SmartHRの情報確認
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オフィスステーションへの情報入力
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オフィスステーションから社会保険・雇用保険の申請
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申請処理が完了したらSmartHRへの情報記録
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外国人従業員は氏名変更届も作成
1️⃣ SmartHRの情報確認 1passwordから「SectionL_SmartHR」を開く
該当者の以下の情報が存在することを確認する 👉基本的な情報（名前・住所・入社日・生年月日）
👉雇用契約書
👉マイナンバー
👉外国人の場合は在留カード
⚠️ 在留カードについて - 期限切れだと雇用保険資格得られないため、期限切れの場合は会社に確認しないといけない。
- 在留資格は通常「技術・人文知識・国際業務」
- それ以外の人がいたら要確認
- 例えば「留学」だと雇用保険資格を得られない
1️⃣ オフィスステーションへの情報入力 1passwordから「やなばら_オフィスステーション」を開く
ログイン時の乱数も1passwordに存在する
台帳管理→株式会社セクションL→従業員→新規追加
動画
- 以下の情報を入力 従業員番号・社員区分
**入社年月日**
**氏名（日本語で）**smartHRだと外国人は姓名逆なので違和感ないように入れ替える
下記の場合ならカレサジュリアン
**性別・生年月日・住所**
**マイナンバー**を追加
5️⃣ オフィスステーションで雇用保険と社会保険の申請をする ⭐️社会保険
記載例
⚠️性別は坑内員以外の男女どちらかを選択 次ページでは上記の電話番号を鈴木さんのものに変更（080-6503-5559） 一旦ここまで記載したら一時保存⭐️雇用保険
記載例
**⚠️雇用保険加入履歴ある場合は要確認** 直近で雇用保険に加入していた会社名と加入時期（20xx年x月〜20xx年x月）の情報が必要 一旦ここまで記載したら一時保存⭐️氏名変更届（外国人のみ）
💾 過去ログ、作成したものはこちらに保存（Excel、PDF両方）
📝 日本年金機構のサイトでFMTのDLができる
記載例
赤枠内を記入 生年月日・性別・住民票の有無はsmartHR、氏名は在留カード参考 左下は事業所情報と社労士（柳原さん）の名前 **基礎年金番号なくても大丈夫** 完成したらdriveにExcelとPDFを保存する6️⃣ 手続き完了資料の保存 後日審査が終了したら資料を保存、流れは下記と同じ
6️⃣ 手続き完了後資料を保存する 概要
入社した人の公文書データをダウンロードし、各所に保存する
申請した案件のステータスが「審査終了」になっている必要がある
手順
手続き完了した申告の公文書からデータをダウンロード
2️⃣ オフィスステーションにアクセス 柳原オフィスステーションのログイン
2️⃣ 申請一覧へアクセス メニューの帳票から送信一覧を選択し下記e-Gov（下段、薄い青の方）押下
3️⃣ 公文書データの保存 該当案件の右から3番目の下段「全1件」をクリック
一番下の公文書ダウンロードを選択するとzipがダウンロードされるので保存する
まず上記の被保険者通知用データを単体でsmartHRに保存する（上記は画像です）
終わったらオフィスステーションの申請一覧画面に戻り、
右端の「公文書保管済み」と「申請担当者確認済み」にチェックを入れる
4️⃣ SmartHRへの添付
smartHRにログインしたら該当社員を絞り込む
該当社員のページを開いたら、社会保険関連資料（ページ下の方）の
雇用保険被保険者資格取得等確認通知書欄に先ほどのPDFを編集から添付する
5️⃣ SmartHRへの情報入力 加えて雇用保険の被保険者番号・雇用保険の資格取得年月日を入力
6️⃣ やなばらドライブへの保存 以下に「従業員番号_従業員名」でフォルダを作成（すでにある場合はそこへ保存）し、ファイルを保存
7️⃣ Asanaへ報告 次にasanaのタスクコメント欄に以下を添付する
- SmartHRの従業員URL
- やなばらドライブのURL
概要
退職した人の公文書データをダウンロードし、各所に保存する
申請した案件のステータスが「審査終了」になっている必要がある
手順
手続き完了した申告の公文書からデータをダウンロード
1️⃣ オフィスステーションにアクセス 柳原オフィスステーションのログイン
2️⃣ 申請一覧へアクセス メニューの帳票から送信一覧を選択し下記e-Gov（下段、薄い青の方）押下
3️⃣ 公文書データの保存 該当案件の右から3番目の下段「全2件」をクリック
公文書（001）と（002）両方ダウンロード、をzipで保存される
公文書（001）は使わないので破棄でOK
（データを保存しないと案件が黄色のままになるため）
保存したzipを下記サイトでpdfに変換
終わったらオフィスステーションの申請一覧画面に戻り、
右端の「公文書保管済み」と「申請担当者確認済み」にチェックを入れて完了
4️⃣ SmartHRへの保存 PDFに変換できたらsmartHRに保存する
smartHRにログインしたら該当社員を絞り込む
該当社員のページを開いたら、社会保険関連資料（ページ下の方）の
標準報酬決定通知書に先ほどの変換したPDFを編集から添付し更新する（上書きでOK）
5️⃣ SmartHRへの情報入力 加えて社会保険の被保険者番号・社会保険の資格取得年月日を入力
6️⃣ やなばらドライブへの保存 以下に「従業員番号_従業員名」でフォルダを作成（すでにある場合はそこへ保存）し、ファイルを保存
7️⃣ Asanaへ報告 次にasanaのタスクコメント欄に以下を添付する
- SmartHRの従業員URL
- やなばらドライブのURL
扶養する人がいる場合は台帳管理から登録する